Hoy vamos a daros una pequeña introducción sobre la gestión de costes de tu proyecto. Vamos a explicaros cómo gestionar los costes ya que es esencial para planificar y construir de forma eficaz tu iniciativa.

La gestión de costes es un proceso que debe englobar todas las etapas del proyecto y los recursos necesarios para llevarlo a cabo. Para conseguir que el proyecto se desarrolle cumpliendo con el presupuesto inicial, la gestión de costes se encargará de planificar, estimar, presupuestar y controlar los costes a lo largo del proyecto.

La gestión de los costes del proyecto se puede dividir en 3 etapas:

• Estimar los costes
• Determinar el presupuesto
• Controlar los costes

Estimar los costes de tu proyecto

El primer paso para determinar el presupuesto de gasto del proyecto es estimar los costes de cada uno de nuestros recursos o actividades individuales, personas, departamentos, máquinas…etc.

Determinar el presupuesto

Es el proceso que consiste en sumar los costes estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costes autorizados.

Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto, y en una o más fase del mismo en caso de que el proyecto esté dividido en fases.

Dentro del proceso para determinar el presupuesto definiremos algunas características que son importantes que conozcas y te ayudarán a adentrarte en el mundo de la asesoría de costes:

• Estimación de los costes de las actividades: Las estimaciones de los costes de cada actividad dentro de un paquete de trabajo se suma para obtener una estimación de costes de cada paquete de trabajo.
• Cronograma del proyecto: el cronograma del proyecto como parte del plan para la dirección de proyectos incluye la fecha de inicio y finalización programadas de las actividades del proyecto, los objetivos, los paquetes de trabajo, los paquetes de planificación y las cuentas de control.
• Calendarios de recursos: significa proporcionar información sobre recursos designados al proyecto, y para qué periodo.
• Los contratos: La información de contrato y de los costes asociados a los productos/servicios o resultados que se han comprobado, se deben incluir en la elaboración del presupuesto.
• Análisis de reserva: el análisis de reserva del presupuesto puede establecer tanto las reservas para contingencias como las reservas para la gestión del proyecto.
• Conciliación al límite del financiamiento: es el gasto de los fondos que debe conciliarse con los límites de financiación establecido sobre el desembolso de fondos para el proyecto.

Controlar los costes

Controlar los costes es el proceso por el que se monitoriza la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea de base de costes.

Dentro del proceso para controlar los costes encontramos tres partes muy importantes:

• Entradas
• Herramientas técnicas
• Salidas.

Entradas:
Las entradas cuentan con 4 pasos:

• Plan para la dirección del proyecto en la que encontramos la línea base del desempeño del coste, y el plan de gestión de costes.
• Requisitos de financiación del proyecto.
• Información sobre el desempeño del proyecto.
• Activos de los procesos de la organización.

Herramientas y técnicas
Las herramientas y técnicas cuentan con 4 pasos que debemos tener en consideración:

• Gestión de valor ganado
• Proyecciones
• Índices de desempeño del trabajo a completar
• Divisiones del desempeño

Salidas
En salidas encontramos:

Para que sirve el plan de gestión de costes

El plan de gestión de costes sirve para establecer:

5.

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7.

Aquí termina nuestra pequeña introducción a la gestión de costes de proyectos, esperamos que os haya sido de utilidad, a lo largo de los meses iremos ampliando esta información con otros artículos. Y ¿tú has puesto en marcha un plan de gestión de costes? Cuéntanos tu experiencia.